Det närmar sig den tiden på året då vi får frågor om vilka skatteregler som gäller för julgåvor och julbord. Det är viktigt att både arbetsgivare och anställda känner till dessa för att undvika oönskad förmånsbeskattning och följa skattereglerna korrekt.

Julgåva
En julgåva kan vara skattefri – men endast under vissa villkor. Enligt Skatteverket får värdet av gåvan inte överstiga 550 kronor inklusive moms. Tänk på att om gränsen överskrids blir hela gåvan skattepliktig från första kronan (inte bara överskjutande del). Gåvan får inte vara kontant, och presentkort är godkänt, men endast om det inte kan lösas in mot pengar.

Julbord / julfest
När arbetsgivaren bjuder sina anställda på julbord kan det räknas som intern representation, vilket innebär att måltiden är skattefri för de anställda. Detta undantag gäller även alkoholhaltiga drycker vid intern representation. Arbetsgivaren kan göra avdrag för kostnader för personalfester (inklusive julbord) upp till två gånger per år. Momsavdrag får göras: upp till 300 kr per person för måltiden vilket innebär momsavdrag med 36 kr eftersom momsen är 12 procent på mat. och upp till 180 kr per person för kringkostnader som musik, lokal eller aktiviteter.

Praktiska råd

• Sätt upp en policy för julklappar: definiera tydligt vilken typ av gåvor ni ger och hur mycket som är tillåtet för att vara skattefritt.
• Dokumentera intern representation, t.ex. vilka som bjudits, kostnad per person och aktiviteter.
• Se till att lönekontoret eller redovisningen rapporterar eventuella skattepliktiga gåvor korrekt vid arbetsgivardeklarationen.

Sammanfattningsvis: rätt hanterat kan julgåvan och julbordet vara en uppskattad belöning utan extra skatter för de anställda – men du som arbetsgivare behöver ha koll på gränsvärden, dokumentation och avdragsregler.

Digitalisering underlättas – men ansvaret kvarstår
De nya reglerna i bokföringslagen gör det enklare för företag att digitalisera sin bokföring. Det tidigare kravet på att spara pappersoriginal i tre år efter inskanning är borta. Nu får dokument i pappersform förstöras direkt efter digital överföring, så länge överföringen sker på ett betryggande sätt och informationen inte kan förändras eller försvinna.
Detta underlättar digital hantering och minskar den administrativa bördan för företag. Samtidigt gäller fortfarande grundprincipen – bokföringsmaterial ska sparas i sju år, vara ordnat, åtkomligt och säkert förvarat.

Vad innebär reglerna?
Företag behöver inte längre behöver behålla pappersoriginal parallellt med digitala kopior. Det öppnar för helt digital arkivering, men ställer också krav på tydliga rutiner för hur material skannas, lagras och skyddas.
Överföringen måste ske på ett sådant sätt att informationen inte riskerar att förändras eller försvinna. Det innebär att företaget måste kunna visa att den digitala kopian är en fullständig och korrekt avbild av originalet.
Företag behöver skapa säkra digitala processer, dokumentera sina rutiner och försäkra sig om att all räkenskapsinformation är bevarad på ett sätt som uppfyller lagens krav. Detta kan en redovisningskonsult hjälpa till att ta fram.

Vad ska arkiveras?
Begreppet räkenskapsinformation omfattar all dokumentation som visar företagets ekonomiska händelser. Det handlar inte bara om fakturor – utan om hela den kedja av underlag som gör bokföringen spårbar och begriplig.
Exempel på material som ska sparas:
Verifikationer: kund- och leverantörsfakturor, kvitton, kontoutdrag, betalningsunderlag.
Bokföringsdata: grundbok, huvudbok och eventuella sidoordnade register.
Årsbokslut och årsredovisning.
Systemdokumentation och behandlingshistorik – hur informationen registrerats och hanterats i systemen.
Avtal och övriga handlingar som påverkar bokföringen, till exempel lånehandlingar eller leasingkontrakt.
Huvudregeln är att materialet ska sparas i den form det hade när det upprättades eller mottogs. En digital faktura ska därför sparas digitalt, medan en pappersfaktura får skannas in – och därefter kan originalet kastas om överföringen är säker.
All räkenskapsinformation ska förvaras i Sverige, men digitalt material får, efter anmälan till Skatteverket, lagras utomlands inom EU om företaget kan garantera tillgången vid en kontroll.

Hur ska bokföringsmaterial arkiveras?
Att arkivera korrekt handlar om tre saker: tid, form och säkerhet.
Arkiveringstid
Räkenskapsinformation ska sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Exempel: Har bolaget räkenskapsår 2023-07-01 till 2024-06-30 ska materialet sparas till minst 31 december 2031.
Efter denna period kan materialet normalt förstöras, så länge det inte finns andra regler (till exempel enligt avtal eller bidragsvillkor) som kräver längre bevarande.
Lagringsform
Digitala handlingar (exempelvis e-fakturor) ska sparas i digital form.
Pappershandlingar får skannas in och förstöras – men bara om kopian är fullständig, korrekt och skyddad mot förändring.
Materialet ska vara ordnat och lätt att hitta, oavsett format.
Betryggande förvaring
Arkivering ska ske på ett betryggande sätt, vilket innebär skydd mot brand, översvämning, stöld, obehörig åtkomst och tekniska fel.
För digital lagring krävs därför:
Regelbunden backup och säker lagring i stabila system.
Behörighetsstyrning så att endast rätt personer har åtkomst.
Säkerhet vid systembyte – materialet ska kunna exporteras och öppnas i läsbar form under hela arkiveringstiden.
För fysiska handlingar krävs säker förvaring i brandsäkra, torra och låsta utrymmen.
Åtkomlighet och läsbarhet
Räkenskapsinformationen ska vara åtkomlig, ordnad och läsbar under hela arkiveringstiden. Företaget måste kunna visa upp materialet utan dröjsmål vid exempelvis en revision eller kontroll från Skatteverket.
Digital information bör sparas i format som är långsiktigt hållbara, till exempel PDF/A eller XML. Det är också klokt att regelbundet testa att filer går att öppna.

Arkivering utomlands
Huvudregeln är att materialet ska finnas i Sverige, men digital lagring får ske i ett annat EU-land om företaget har anmält det till Skatteverket och kan säkerställa att handlingarna är åtkomliga vid behov.
För många moderna redovisningssystem som Fortnox, Björn Lundén och liknande sker lagringen inom EU:s dataskyddsområde, vilket normalt uppfyller kraven.

Rutiner och ansvar
Det är alltid den bokföringsskyldige som ansvarar för att materialet arkiveras korrekt.
I aktiebolag ligger ansvaret på styrelsen och VD.
I enskild firma är det ägaren själv.
Även om en redovisningsbyrå sköter bokföringen är det alltså företaget som har det formella ansvaret för arkiveringen.
Rekommenderade rutiner
För att säkerställa ordning och regelefterlevnad bör varje företag ha en arkivplan som anger:
Vilka handlingar som omfattas av arkivering.
I vilken form och var de förvaras.
Hur överföring till digitalt sker.
Hur backup och åtkomst hanteras.
Hur och när materialet får förstöras.
Det är också bra att dokumentera själva överföringen från papper till digitalt: datum, ansvarig person och metod. En enkel anteckning räcker för att visa att processen skett korrekt.

Övergång till digital arkivering
Det är nu fullt möjligt att ha en helt digital arkivering.
Företag kan exempelvis:
Skanna in papperskvitton direkt i en app kopplad till bokföringssystemet.
Lagra alla fakturor och kvitton i molnet.
Slippa fysiska pärmar och arkivutrymmen.
Det sparar både tid och pengar, men kräver att företaget har rutiner för säker lagring och kontinuerlig kontroll av data.
Fyra steg för säker digital övergång
Skanna rätt – säkerställ att hela handlingen syns tydligt och inte går att ändra.
Lagra säkert – använd en pålitlig molntjänst med backup.
Kontrollera åtkomst – se till att filer går att öppna även flera år framåt.
Dokumentera processen – anteckna när och hur överföringen gjorts.

Idag samlades hela teamet på Digitala Byrån på huvudkontoret i Karlshamn för en inspirerande dag fylld med diskussioner, erfarenhetsutbyte och gemenskap.

Till vardags arbetar våra medarbetare utspridda över landet – mestadels hemifrån – men en gång i månaden möts vi på plats för att dela kunskap, lyfta aktuella frågor och tillsammans hitta smarta lösningar på våra kunders utmaningar.

Dagens agenda bjöd på både utbildning och gruppdiskussioner där fokus låg på hur vi kan utveckla våra arbetssätt och fortsätta ge våra kunder den bästa möjliga servicen.

Självklart passade vi också på att ta några nya foton till vår hemsida och våra sociala medier – alltid roligt att få visa vilka som står bakom Digitala Byrån!

Tack till alla medarbetare för ert engagemang, era idéer och den positiva energin ni bidrog med under dagen. Vi ser redan fram emot nästa månadsträff!